O Movimento Empresa Júnior vem crescendo de uma maneira significativa no cenário brasileiro nos últimos 30 anos no que tange a capacitação e promoção do empreendedorismo. Para alcançar tais resultados as Empresas Juniores passaram a ter processos e operações mais complexas, as quais mostram que desenvolver métodos e estratégias específicas se tornam cada vez mais importantes dentro desse setor. Assim, gerenciar projetos dentro de uma Empresa Júnior possui extremo destaque para a conquista do sucesso empresarial e excelência operacional.
Uma Empresa Júnior é composta apenas por estudantes, os quais ingressam sem possuir uma experiência de um ambiente de trabalho profissional, seus processos e escopos. Assim, possuir algumas técnicas ou metodologias para gerenciar projetos oferece mais segurança aos membros. Logo, consegue-se atingir processos mais eficazes, uma organização mais clara e além de garantir que o objetivo final do projeto seja alcançado com sucesso.
Atualmente, existem diversas metodologias e estratégias de produtividade a serem seguidas que facilitam o gerenciamento de equipes e projetos. Agile, Waterfall, Scrum, PRINCE2, PERT e Kanban são apenas alguns dos mais utilizados, porém deve-se escolher e aplicar a metodologia que mais se adequa à realidade da Empresa Júnior. Mas como fazer isso?
O gerenciamento começa quando o cliente entra em contato
Para isso o primeiro passo que deve ser levado em conta é o organograma operacional da empresa. Normalmente, uma Empresa Júnior se divide entre áreas de Front Office e Back Office. Enquanto a primeira está relacionada com as atividades que atingem diretamente o cliente, o Back Office é o responsável pela sustentação dessas atividades no negócio. Fazem parte do Front Office as áreas de Projetos e o departamento Comercial. Desta forma, faz-se essencial um bom alinhamento entre tais setores para um bom kick-off de qualquer projeto.
Os responsáveis pela sustentação da Empresa Júnior, os setores de Gestão e Pessoas – Recursos Humanos e Administrativo-Financeiro – tem vínculos fortes com os demais setores. Isso ocorre dada a participação de cada departamento na jornada do cliente desde o processo de vendas até o desenvolvimento do projeto e entrega. Desta forma, faz-se notar que o alinhamento entre setores é o primeiro fator a ser observado para um bom gerenciamento de projetos. Antes de mais nada, faça uma análise da participação de cada um na jornada do cliente e seus pontos de tangência.
Como salientado anteriormente, a relação e alinhamento intersetorial é essencial e para isso existem diferentes ferramentas de Gestão de Relacionamento com o Cliente (CRM – Customer Relationship Management, em inglês). Na ICMC Júnior, utiliza-se o Pipefy, porém pode-se encontrar empresas juniores que utilizem o Pipedrive ou Salesforce. Tais soluções facilitam a organização e comunicação entre os setores, a fim de otimizar a relação do cliente com a empresa como um todo.
CRM utilizando a plataforma pipefy
O uso de um CRM possibilita a organização de todos os clientes e sua classificação em estágios de maturidade através do funil de vendas. Além disso, faz-se claro qual etapa cada departamento da Empresa Júnior é responsável através da jornada do cliente, otimizando os processos do projeto antes mesmo de sua inicialização oficial. Portanto, todos os documentos necessários no processo de venda podem ser organizados e a situação atualizada diariamente, levando a reportes otimizados e correta delegação de tarefas.
Assim sendo, diferente do que muitos podem imaginar, a gestão de um projeto deve começar ainda no processo de sua venda, com um correto alinhamento entre as partes responsáveis por cada etapa. É essencial conhecer o cliente, seu projeto e transmitir confiança na elaboração de uma proposta de solução para o problema dele. Deve-se valorizar oferecer a solução personalizada e completa e não algo automatizado e genérico. Essa é a base do foco no cliente de uma Empresa Júnior.
Logo, com uma proposta que coloca em foco o cliente e a melhor solução para seu problema, tem-se um direcionamento preciso a ser feito no desenrolar do projeto. Pode-se, então, escolher a melhor ferramenta de gerenciamento de projetos a ser empregada, o que precisa de uma análise individual na maioria das vezes. Por isso, a importância do processo gerencial desde os primórdios do contato efetuado.
É essencial ressaltar a importância de uma boa gestão tanto para o âmbito interno operacional quanto para os stakeholders, que aguardam ansiosamente uma entrega dentro do prazo, custo e com qualidade. Logo, fica claro que a base de uma boa gestão de projetos não reside apenas nas habilidades técnicas, mas principalmente em habilidades de gestão de pessoas, resolução de problemas e relacionamento com o cliente. Logo, os benefícios da gestão de projetos, por sua vez, englobam todos os envolvidos no projeto: o gerente, coordenador do projeto, equipe operacional e até mesmo o cliente.
E quais os seis principais benefícios da gestão de projetos?
Descubra, a seguir, os seis benefícios que uma boa gestão de projetos pode proporcionar tanto para uma Empresa Júnior quanto para aquelas já consolidadas no mercado nacional e internacional.
1. Acompanhamento dos processos
Administrar um projeto não é tarefa simples, e fica ainda mais difícil se o gerente de projetos não tem uma forma clara de gerir todos os processos de um projeto. Então é importante simplificar e otimizar essa gestão!
A dificuldade na gestão de processos, riscos e pessoas em uma Empresa Júnior tendem a frustrar completamente os membros e resultados esperados. Desta forma, um dos maiores benefícios da gestão de projetos é centralizar as informações levando a um maior controle dos processos. Com isso, o gestor consegue visualizar de forma mais clara todas as etapas, recursos e prazos desde o planejamento inicial até a entrega final.
Como consequência, é notável o aumento da produtividade, já que se torna mais fácil e claro realizar o acompanhamento e controle de cada um dos processos. Vale ressaltar ainda que existem diversas ferramentas e metodologias de gestão que podem ser utilizadas de forma a automatizar o trabalho, diminuindo a carga manual e levando a um foco maior do gestor na tomada de decisões.
kanban para gestão de projetos
2. Cumprimento de prazos
Imprevistos acontecem e qualquer um que já teve o mínimo de contato com um projeto sabe disso. Não existe garantia do cumprimento dos prazos de um projeto, porém é possível prever, minimizar e, até mesmo, evitar atrasos.
O gestor de projetos, através de um bom gerenciamento de projetos, guia a criação de um cronograma de modo mais flexível, incluindo a previsão de imprevistos e problemas, para que os atrasos sejam minimizados e, aqueles que ocorram, sejam pequenos, assim não afetando a satisfação do cliente. Um planejamento inicial de todas as etapas do projeto leva a definição de um cronograma realista e definição de marcos, os quais são essenciais para monitorar o progresso e garantir os prazos.
Assim, com o acompanhamento e a verificação de todas as informações disponíveis previstas na gestão eficiente de projetos, o cumprimento do cronograma previsto se mostra um de seus maiores benefícios, influenciando diretamente a percepção externa dos clientes e processos internos da Empresa Júnior.
3. Diminuição de riscos
Assim como os imprevistos, todo projeto está exposto a riscos. Em uma Empresa Júnior, gerenciar projetos se faz ainda mais necessário considerando a necessidade de divisão do tempo entre a graduação e o projeto, o que leva a maiores riscos de imprevistos. Entretanto, a boa gestão leva a uma redução de possíveis prejuízos financeiros ou de retrabalho, já que o gestor está preparado para identificá-los e minimizá-los.
O princípio é simples: quanto mais informações sobre o projeto, mais fácil de antecipar as soluções, tanto de prevenção quanto propriamente de correção, para que os riscos não se desenvolvam em problemas reais.
Em empresas juniores, o benchmarking já faz parte do dia a dia dos membros, então aproveite para trocar experiência de projetos anteriores, uma vez que, as lições aprendidas no passado não podem ser deixadas de lado em projetos atuais.
4. Agilidade na tomada de decisões
Qualquer problema que surgir no projeto deve ser tratado imediatamente. Adiar a solução de pendências não é uma boa prática na gestão de um projeto, uma vez que podem se tornar grandes problemas e levar ao fracasso do projeto por chegarem numa fase irreparável.
Gerir um projeto da maneira certa em uma Empresa Júnior leva a uma maior agilidade nos processos decisórios. Com informações estruturadas e o levantamento do que pode dar de errado no projeto, é consideravelmente mais fácil elaborar ações imediatas e eficazes.
Ainda, a agilidade na tomada de decisões leva a maior eficiência de gestão. Isto é, permite que você se envolva em uma maior quantidade de projetos, sem perder a qualidade.
5. Maior engajamento do time
O gerenciamento eficiente tem total relação com a organização interna de uma Empresa Júnior, já que permite deixar claro para a equipe qual será o trabalho e prazos de cada membro.
Quer melhorar sua relação com a equipe? Aproveite a gestão de projetos para melhorar o engajamento desses profissionais em cada um dos processos e com isso os resultados. É o time que coloca o planejamento em prática e é essencial transmitir a lógica de cada um dos processos.
O alinhamento das informações e comunicar cada passo previsto no planejamento leva a um maior envolvimento da equipe no projeto. Como consequência, um maior engajamento propicia um resultado alinhado ao que foi proposto no planejamento inicial.
Por fim, ao definir responsabilidades logo no início do planejamento do projeto, a equipe fica ciente do direcionamento de foco para o cumprimento dessas ações. Dessa forma, a gestão de projetos e de equipes é essencial para engajar os membros de uma Empresa Júnior.
pessoas de uma empresa unidas
6. Maior satisfação do cliente
Como mencionado antes, um projeto entregue dentro do prazo e sem surpresas é garantia de um cliente satisfeito e feliz! Por isso, todo o trabalho das equipes é direcionado para garantir que suas expectativas sejam alcançadas.
Expectativas alcançadas resultam num cliente satisfeito, isto é, aquele que voltará a fazer negócios e que recomendará o trabalho para outras pessoas. Assim sendo, aplicar uma gestão de projetos eficiente também leva a maiores lucros.
Com a aplicação da gestão de projetos, todo o desempenho dos membros aumenta e o projeto é entregue no prazo definido e fazendo bom uso dos recursos disponíveis. Assim, o cliente fica muito mais satisfeito com o resultado do que com um projeto finalizado com atraso, de má qualidade e desalinhado com as expectativas iniciais.
E então?
Considerando a visível evolução no Movimento Empresa Júnior, percebe-se a necessidade de ampliação de métodos e estratégias específicas para uma boa gestão de projetos. Muitas são as técnicas e metodologias a serem aplicadas, porém cabe a cada liderança escolher a que melhor se encaixa na realidade da empresa. Uma análise dos processos e testagem é essencial para começar. Ouça sua equipe e adapte-se!
Adaptação é a chave para uma equipe bem-sucedida. A gestão de projetos é acima de tudo um conceito, uma premissa a ser seguida. Os benefícios e cases de utilização estão por toda parte, seja em empresas já consolidadas quanto no mercado júnior. Basta gerenciar efetivamente a equipe para enxergar o auxílio na organização em todos os processos durante um projeto, garantindo maior eficácia e sucesso no resultado.
Ao mesmo tempo, se feito de forma correta, o gerenciamento melhora a comunicação, a divisão de carga de trabalho, elimina certos riscos, além de prevenir atrasos no término do projeto. Logo, é notório como uma boa gestão de projetos pode melhorar ainda mais o gerenciamento da empresa no geral.
Projetos e pessoas são a base de qualquer empresa. Se a relação entre esses elementos for feita de forma desorganizada, os resultados serão decepcionantes. Por isso, acerte o alinhamento entre líder, equipe e projeto para alcançar resultado e satisfação do cliente e no próprio ambiente de trabalho. O gerenciamento de projetos em uma Empresa Júnior pode ser a chave para o Alto Crescimento e impacto na rede.
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Artigo cedido pela Empresa Júnior EJEM Mackenzie!
Autores: Ana Carolina Ignatti e Renan Gnecco