Introdução

Viver com produtividade, tanto na vida pessoal como na profissional, está sendo cada vez mais valioso.
E aplicar isso na realidade de organizações e empresas se torna um desafio cada vez mais urgente com o tempo.
E por mais que essa habilidade seja almejada por inúmeras pessoas e organizações, nem sempre tirar a ideia do papel é algo fácil.
Além disso, a quantidade de fatores e variáveis que motivam a baixa produtividade são muito grandes, o que dificulta um entendimento mais claro da origem do problema.
Sendo assim, separamos nesse artigo algumas ideias que facilitarão o entendimento da origem do problema.
Além de ilustrar dicas e técnicas para melhorar esse cenário e aumentar a produtividade tanto na sua vida pessoal quanto na sua empresa.
Neste artigo você verá:

1. O que é produtividade
2. Quais são os fatores que determinam a produtividade
3. As maiores mentiras sobre produtividade
4. Ideias para aplicar hoje mesmo na sua empresa
5. Ferramentas de produtividade

O que é “produtividade”?

“Não há nada tão inútil quanto fazer com grande eficiência algo que
não deve ser feito.” – Peter Drucker

Escutar a palavra a todo momento “produtividade” em pleno século XXI já se tornou realidade de muitas pessoas.
Mas você sabe realmente o que significa produtividade?
É extremamente essencial entender com clareza seu significado.
Mesmo porque ela é alvo de muita confusão e sinônimos muito prejudiciais para o entendimento e contextualização do assunto.

A confusão mais comum

É extremamente comum encontrar pessoas se gabando da quantidade de tarefas em suas listas.
Ou até mesmo se orgulhando de estarem 99% do tempo delas ocupadas.
Mas você considera isso um bom exemplo de pessoa produtiva?
Claramente, essa confusão é natural e acontece demais.
Mas devemos distinguir com atenção uma pessoa produtiva e uma pessoa com excesso de tarefas.
Ambas são coisas totalmente opostas.

A essência da palavra “produtividade”

Ser alguém produtivo deve estar diretamente ligado à uma só ideia:

Ser produtivo é sinônimo de aplicar uma quantidade mínima de recursos para conseguir bons resultados

Isso consiste sim em ter menos tarefas em suas listas, ou ter menos decisões durante o dia – por mais que isso pareça ir contra o senso comum.
Mas consiste também em conseguir resultados significativos ou mudanças relevantes com estes esforços.
E isso pode ser resumido em:

1. Ter menos decisões ou tarefas para fazer durante o dia
2. E consequentemente ter mais energia e disposição para fazer as poucas tarefas de maneira criativa, eficiente e inovadora
3. Para finalmente produzir resultados realmente significativos para sua realidade ou empresa
   Isso sim está muito mais próximo de um cenário “produtivo”.

Os fatores que determinam a Produtividade

Primeiro devemos lembrar que nosso contexto se trata de ambientes empresariais ou organizacionais.
Dessa forma, olharemos ao redor destes ambientes para entender a fundo quais variáveis exatamente motivam ou desmotivam a produtividade.

Falta de foco na designação de tarefas

É muito comum que as diversas tarefas e obrigações de uma empresa sejam designadas para seus membros.
E mais comum ainda é ver que cada membro costuma ficar com uma variedade muito grande de tarefas que não possuem uma ligação entre si.
Essa falta de foco e simplicidade pode fazer com que os membros percam consideravelmente sua produtividade.
Mesmo porque alternar entre tarefas de escopos diferentes impede com que a pessoa consiga focar energia criativa suficiente para gerar resultados importantes.

Motivação de membros

“Como motivar meus membros?” é considerada por muitos uma pergunta de um milhão de reais, algo extremamente valioso e difícil.
E realmente, não é nada fácil garantir que todas as pessoas envolvidas estejam sempre engajadas e com a força de vontade necessária para contribuir.
Porém refletir sobre a raiz dessa desmotivação pode ser uma mudança de paradigma extremamente importante.
No livro “Mais Rápido e Melhor”, do autor Charles Duhigg, a ideia de motivação e engajamento é muito bem trabalhada.
Para ele, quanto mais acreditamos estar no controle da situação, mais fazemos.
E isso nos remete ao fato de que adquirir esse senso de dono e de controle é extremamente importante.
E pode melhorar consideravelmente a produtividade de suas equipes e consequentemente de sua empresa.

Cultura de incentivo ao erro

Outra variável importante na motivação e no estímulo da produtividade na sua empresa é a segurança de cada pessoa em relação à seus erros.
Dar um peso muito grande ou cortar qualquer tipo de erro pode prejudicar profundamente a confiança e a criatividade de seus membros.
Além disso, tal cultura pode minar a iniciativa de toda sua equipe, fazendo com que a empresa fique engessada.
Por isso, reforçar uma cultura de incentivo ao erro pode ser extremamente benéfica para a produtividade de toda sua organização.
Seus membros ficarão muito mais motivados à se arriscarem.
Sentirão uma segurança maior em sair fora da caixa, pois saberão que não serão julgados ou reprimidos caso errem.

As maiores mentiras sobre produtividade

Outro problema gerado pela propagação não controlada da palavra “produtividade” na sociedade como um todo é o surgimento de mitos e mentiras.
E elas são muito problemáticas pois impedem com que muitas empresas comecem hoje mesmo a tirar a produtividade que tanto sonham do papel.
Essas mentiras funcionam também como desculpas para organizações não iniciarem um processo de melhoria da produtividade.
Sendo assim, listamos a seguir algumas das maiores mentiras sobre a produtividade.

“Tudo tem a mesma importância”

Uma análise desenvolvida pelo Dr Donald Wetmore, do Instituto de Produtividade, diz que em um dia comum de trabalho, tarefas realmente importantes ocupam somente 20% do tempo, enquanto 80% do tempo é gasto com coisas pouco relevantes.
E uma das causas desse cenário é a ideia de que “tudo importa igualmente”, tanto no âmbito pessoal quanto no organizacional.
Tarefas existem em um grande número, chegam de vários lugares, mas nem sempre possuem a mesma importância.
Para um pintor que pretende ganhar um prêmio de Melhor Artista de sua região, pensar na cor que será usada em sua próxima obra talvez seja extremamente importante.
Porém para uma empresa que pretende aumentar em 30% seus lucros anuais, escolher novas cores para as paredes das salas de sua sede talvez não seja a tarefa mais importante de todas, mesmo que ela possua certa importância.
Então saber dividir cada tarefa ou ação por prioridade é algo extremamente importante para a produtividade de sua empresa.

“Ser multitarefa”

Sabemos que produzir várias coisas ao mesmo tempo pode até ser, a curto prazo, algo bom.
Mas viver constantemente de maneira multitarefa pode ser algo muito ruim para sua produtividade como um todo.
E o mesmo acontece nas empresas.
Investir em membros que façam mais de uma coisa ao mesmo tempo pode estar minando a produtividade deles.
E isso ocorre pois nosso cérebro é composto por diversos canais.
Alguns servem para tarefas mais criativas, outros para tarefas mais lógicas ou mecânicas.
E ao fazermos várias coisas ao mesmo tempo, muitos desses canais entram em confronto.
Tal confronto prejudica e atrapalha nossa disposição e comprometimento com a tarefa atual, além de gastar nossa energia criativa de maneira pouco eficiente.

“Força de vontade está sempre à disposição”

Esperar que seus membros estejam com a força de vontade à disposição todo o momento pode ser outro erro.
Ela costuma funcionar como uma barra de energia – diminui com o passar do dia.
Ao acordar, estamos com nossa força de vontade no máximo.
E com o passar das horas, essa força de vontade vai diminuindo, até acordamos no dia seguinte.
Leve isso em consideração sempre ao designar tarefas para seus companheiros e companheiras de trabalho.
Uma forma de fazer isso é designer as tarefas mais complicadas e longas primeiro, e as mais simples e triviais depois.

Ideias para aumentar a produtividade da sua empresa

Agora que entendemos a fundo a origem, o significado e as peculiaridades da produtividade, vamos pensar em como colocar essa ideia na prática.
Para isso, listamos a seguir algumas ideias que podem ser benéficas para a produtividade do ambiente de trabalho presente em sua empresa.

Momento de revisão das tarefas do dia

Um momento para revisar, junto de sua equipe, as tarefas do dia, e principalmente a prioridade de cada uma.

Nunca se esqueça de deadlines

Forneça sempre um prazo para o cumprimento de tarefas, isso sempre criará um senso de urgência e facilitará a percepção de importância da tarefa para os membros.

Motive a prática de Meditação

Estimular a prática de Meditação na sua empresa (seja através de recompensas ou atividades coletivas) pode aumentar consideravelmente o foco, a concentração e consequentemente a produtividade da sua equipe.

Trabalhar em pé

Um estudo canadense concluiu que pessoas que passassem o dia sentados tinham um risco maior de morte, independente das saúde dessas pessoas.
Caso estimulado dentro de sua empresa, esse hábito pode aumentar consideravelmente a disposição e a produtividade de seus membros.

Reuniões mais efetivas

A reunião ruim – que parece ser interminável e irrelevante – é um dos maiores ladrões de tempos de empresas.
Então pensar em alternativas de formatos e horários para as reuniões pode aumentar também a produtividade da sua empresa.
Uma delas pode ser reuniões mais frequentes porém menores (de 20 minutos apenas, por exemplo).

Ferramentas de produtividade

Por fim, listamos algumas ferramentas que se implementadas em seu ambiente de trabalho, podem melhorar muito a produtividade da sua empresa.

1. Pocket – aplicativo usado para salvar notícias e artigos que podem ser lidos mais tarde
2. Google Drive ou Dropbox – plataformas de armazenamento em nuvem que possuem diversas funções de compartilhamento para sua equipe
3. Trello – aplicativo usado para gerenciamento de projetos, melhorar a organização dos times e a visualização de cada etapa de seu processo
4. Todoist ou Wunderlist – aplicativos de gerenciamento de tarefas, permitem a criação de checklists e a separação de cada tarefa por prioridade
5. Google Agenda – aplicativo de Calendário que possui diversas funcionalidades de compartilhamento, excelente para times que possuem compromissos em comuns (como reuniões por exemplo)
6. Slack – aplicativo de comunicação que permite a criação de diversos canais de conversa organizados separadamente, extremamente úteis para empresas com uma ou mais diretorias
7. Inbox by Google – plataforma para emails que permite, entre outras coisas, agrupar emails com do mesmo assunto, ou até mesmo programar lembretes para emails serem reenviados mais tarde

Conclusão

Ter uma empresa produtiva vai muito além de qualquer ferramenta ou pessoas.
Vimos o que pode motivar ou desmotivar a produtividade de sua equipes.
E listamos algumas formas de colocar todas essas ideias na prática.
Agora é hora de analisar a realidade de seu ambiente de trabalho e escolher quais iniciativas mais fazem sentido.
Assim, a produtividade pode finalmente deixar de ser um problema e se tornar um diferencial.