Otimizar o tempo gasto na sua empresa
Todas as empresas possuem as mesmas 24 horas diárias, os mesmos 7 dias na semana, e portanto buscam ao máximo otimizar o tempo gasto em seus processos.
Porém a quantidade de resultados e o tamanho do impacto de diferentes organizações pode ser algo extremamente distante.
E olhando essa situação de longe vemos que uma conta matemática simples começa a fazer sentido.
A quantidade de resultados é proporcional à quantidade de esforços.
E até mesmo mitos famosos como o “Mito das 10.000 horas“, apresentado no livro Outliers, de Malcolm Gladwell, reforçam essa ideia.
O mito consiste na ideia de que os melhores do mundo precisaram de cerca de 10.000 horas para se tornarem excelentes no que fazem.
E assim, se você quer ser o melhor no seu nicho, basta gastar essas mesmas 10.000 horas.
Mas ao tentarmos aplicar tal ideia na realidade das empresas e organizações, veremos que os resultados estão ligados aos esforços de uma maneira muito mais complexa e delicada.
E dessa forma, gastar 10.000 somente não garante nenhum resultado, nenhuma melhoria significativa ou conquistas mais expressivas.
Sendo assim, é essencial que você desenvolva a habilidade de otimizar o tempo gasto na sua empresa.
Usar o tempo a seu favor de modo otimizado fará com que sua empresa aproveite de fato a ideia das 10.000 horas.
Cada minuto gasto e cada hora despendida será sinônimo de crescimento.
Pensando nisso, trouxemos para você algumas ideias e práticas que facilitarão:
- o entendimento da origem do aproveitamento do tempo
- o conhecimento do uso de tempo de cada setor da sua empresa
- a identificação de sinais que denunciam o desperdício de tempo
- a implementação de soluções que busquem otimizar o tempo gasto na sua empresa
Os setores de qualquer empresa
Para organizar todo o pensamento, podemos dividir uma empresa em pilares essenciais.
Através deles, a organização se mantém, cria valor e cresce no seu mercado.
E cada pilar possui suas funções e responsabilidades específicas, suas demandas exclusivas e suas peculiaridades.
A seguir, quais são esses pilares e como eles costumam gastar o tempo na busca por resultados…
Setor administrativo
É o núcleo da empresa. Responsável por tarefas como planejamento estratégico, coordenação de outros setores, acompanhamento de métricas e gestão de conhecimento.
O tempo é normalmente gasto com:
- análise de dados e métricas
- delegação e coordenação de outros setores
- definição de metas e objetivos
- pesquisa de novos processos e alternativas
- otimização de resultados
Já os maiores desafios encontrados por esse setor são:
- como aumentar a motivação de outras diretorias
- como garantir o crescimento e o cumprimento de metas
- como escolher as parcerias mais estratégicas
Setor financeiro
É a área responsável por prever e planejar os diversos cenários, analisar a efetividade de diversos gastos e investimentos .
O tempo é normalmente gasto com:
- análise de estatísticas e dados numéricos em grande volume
- controle de acompanhamento do fluxo de caixa
- previsão de possíveis cenários financeiros
- gestão de contas e impostos
Já os maiores desafios encontrados por esse setor são:
- como desenhar cenários realistas e motivadores
- como otimizar o fluxo de caixa e investir nos lugares corretos
- como aumentar a transparência das métricas para a empresa toda
- como garantir a sustentabilidade da empresa no longo prazo
Setor de recursos humanos
É o departamento focado e responsável pela gestão de pessoas.
O tempo é normalmente gasto com:
- recrutamento de novos membros
- controle de horários de entrada e saída de membros
- pensar em políticas de treinamento e capacitação
Já os maiores desafios encontrados por esse setor são:
- como aumentar a retenção de novos talentos
- como oferecer benefícios justos e significativos aos membros
- como melhorar a relação e a sinergia entre membros da empresa
Setor comercial
É o departamento focado em vendas, responsável por garantir a um fluxo constante de clientes e oportunidades.
O tempo é normalmente gasto com:
- geração de listas de leads e possíveis clientes
- relacionamento com clientes
- agendamento de reuniões
- criação de propostas atrativas
- atração de novos clientes e tráfego nos canais da empresa
Já os maiores desafios encontrados por esse setor são:
- como aumentar a base de clientes da empresa
- como aumentar a taxa de conversão dos meios de comunicação da organização
- como aumentar a fidelidade de clientes e melhorar o pós venda
- como agregar mais valor ao produto final
Setor operacional
É o setor responsável por todo o processo de geração de valor ao cliente final, através de um produto ou serviço.
O tempo é normalmente gasto com:
- controle o consumo de recursos
- alimentação da demanda comercial da empresa
- capacitação e qualificação técnica de membros
Já os maiores desafios encontrados por esse setor são:
- como usar os recursos da empresa de maneira mais eficiente
- como ter o máximo de produção com o mínimo dos recursos
Sinais de tempo desperdiçado
Bom, agora conhecemos em detalhes os setores de uma empresa e seus desafios.
Precisamos portanto conhecer mais a fundo quais são os sintomas que denunciam desperdício de tempo na sua empresa.
E assim, finalmente saberemos como efetivamente otimizar o tempo gasto no seu negócio.
Membros desmotivados
É comum encontrar momentos em que uma empresa não consegue motivar significativamente seus membros.
E isso surge de um descompasso, um conflito entre a expectativas e a realidade encontradas por essa pessoa na sua organização.
Assim, você provavelmente investe em iniciativas pouco estimulantes, como atividades desalinhadas com os desejos de seus membros.
Ou talvez as recompensas não estão calibradas como deveriam.
Mas não se preocupe, veja essa situação com bons olhos e aproveite-a.
Através dela, é possível com que você veja com muito mais clareza os gargalos presentes no dia a dia do seu negócio.
Ciclo de venda muito lento
É fundamental que o ciclo de vendas seja algo prático e pouco desgastante.
Assim, você conseguirá manter um fluxo constante e agradável de clientes no seu negócio.
Atender o cliente através de muitas etapas e diversos questionários pode ser algo muito prejudicial.
Afinal, o mercado está cheio de alternativas para seu cliente e um dos fatores que mais interferem nessa escolha é a experiência do consumidor.
Produção de valor desgastante
A equipe ou área responsável por responder à demanda e criar o produto final de sua empresa normalmente é inundada por diversos processos e roteiros.
E é essencial que a produção de valor seja algo sustentável e equilibrado.
Os membros precisam saber todas as necessidades do cliente, os requisitos do pedido, as expectativas de cada projeto.
E a comunicação e transparência entre setores é extremamente determinante e crítico para que o produto final seja satisfatório.
Caso contrário, seu negócio encontrará grandes dificuldades em todos os setores, pois não consegue criar valor de maneira efetiva.
Controle muito complexo de dados
O volume de dados de uma empresa costuma ser grande, e isso dificulta e muito uma análise mais crítica.
E as ferramentas usadas para organizar todos esses dados desempenham um papel fundamental na eficiência desta análise de dados.
Portanto, as métricas são essenciais para o crescimento de um negócio.
E acompanhá-las através de um processo muito lento e complexo dificulta e diminui a capacidade da organização de fazer decisões baseadas em indicadores.
Plataformas e ferramentas ultrapassados
Por fim, a grande maioria das empresas da atualidades é construída com a ajuda de diversas plataformas.
Sejam elas Redes Sociais, softwares de gestão financeira, plataformas de planejamento e organização de projetos, entre outros.
E ficar atento para a validade destas ferramentas é essencial, e pode evitar problemas de compatibilidade e gasto de tempo desnecessário com a capacitação de membros para algo desatualizado.
Além disso, plataformas recentes possuem uma chance maior de oferecerem suporte ao cliente final, como tutoriais e guias de instalação por exemplo.
Leve isso em consideração na hora de escolher e analisar as plataformas que ajudam seu negócio.
Mas afinal, como otimizar o tempo gasto na sua empresa?
Já vimos a importância de gastar com inteligência e cuidado o tempo dos processos na sua empresa.
Além disso, analisamos em detalhes os momentos que exigem tempo para existirem de maneira significativa e eficiente.
A seguir, separamos algumas maneiras que podem te ajudar na hora de otimizar o tempo gasto na sua empresa.
Crie uma cultura de feedback
Uma das formas mais simples de descobrir os problemas da sua empresa é através do feedback.
Membros e funcionários normalmente tem muito a dizer sobre sua empresa e sobre quais alternativas seriam saudáveis para o ambiente da organização.
Motive esses membros e dê um espaço confiável e confortável para feedbacks e críticas construtivas.
Tenha plataformas próprias
Depositar todas suas fichas em plataformas como Facebook e Instagram por exemplo, pode ser como morar de aluguel em uma casa.
Você não tem garantia nenhuma de resultados e regras, esse controle não está nas suas mãos.
Por isso, se esforce para construir suas próprias plataformas, suas próprias fontes de tráfego e receita.
Seja através de sites e blogs, ou através de um Sistema Personalizado que otimiza seu setor financeiro, administrativo, operacional, entre outros.
Aumente a transparência entre diretorias
Gastar um tempo importante com a comunicação interna entre os setores de sua empresa pode ser algo delicado.
O ideal é que essa comunicação seja objetiva e organizada, visto que seus setores possuem funções específicas e bem definidas.
Porém a realidade nem sempre é assim.
Então organizar os canais de comunicação e os processos de cada setor pode ser um passo importante na busca por uma maior transparência dentro de sua empresa.
Uma alternativa para isso seria a plataforma Slack. Com ele, todos os setores de sua empresa possuem canais específicos.
Assim, os assuntos de cada setor são organizados de maneira mais limpa, e ao mesmo tempo, membros de outras diretorias podem consultar essas informações quando quiserem.
Torne o Marketing algo mais automatizado
Umas das rotinas mais extensas e repetitivas com certeza é aquela responsável por fazer o Marketing do seu negócio.
Assim, temos uma boa oportunidade para otimizar o tempo gasto nesse processo.
Aqui, duas alternativas merecem destaque.
Uma delas é o aplicativo Buffer, que programa as postagens do seu negócio em mais de uma Rede Social ao mesmo tempo.
A outra é a plataforma MailChimp, que automatiza os fluxos de email e mensagens enviadas por sua empresa para seus clientes.
A lista de alternativas vai muito além desses dois aplicativos, mas começar com alguns deles e testar novas opções com o tempo pode ser uma estratégia mais efetiva.
Conclusão
O mito das “10.000 horas” não é tão simples como parece.
Atingir bons resultados vai muito além da quantidade de horas, depende principalmente da qualidade dessas horas gastas.
Assim, pense e analise com cuidado os lugares em que sua empresa mais investe para otimizar o tempo gasto em todos os processos internos do seu negócio.
